Jadilah penerima telepon yang baik!

Selama permagangan yang sudah berlangsung lebih dari setengah tahun ini, sudah beberapa kali saya ditugaskan menjadi punggawa telepon. Sebuah pekerjaan yang kelihatannya gampang sekali, tapi sebenarnya tidak begitu. Saya jadi belajar untuk tidak pernah meremehkan suatu pekerjaan.

Teringat perkataan salah satu bapak pegawai beberapa bulan yang lalu

Ga ada pekerjaan yang sepele, semua pekerjaan itu penting. Jadi jangan pernah merasa gengsi untuk melakukan suatu pekerjaan, sekecil apapun. Sekedar jadi tukang staples, tukang stempel, ataupun tukang fotokopi memang terlihat remeh, tapi kalau tidak ada yang mengerjakan maka pekerjaan yang lainnya pun tidak akan selesai.

Begitu pula dengan menerima telepon masuk, kalau ga ada yang mengangkat pertama kali akan banyak informasi yang macet. Apalagi untuk urusan perkantoran, dering telepon sudah seperti musik tersendiri bagi para pekerja, sudah menjadi denyut nyawa dari suatu kantor. Saya sendiri sebenarnya tidak tahan mendengar dering telepon yang melengking nyaring terlalu lama, berisik. Jadi kalau memang saya sudah diberi izin untuk mengangkat telepon oleh pegawai yang berwenang, jadi biasanya saya biasanya sigap mengangkat.

Tapi sudah dibilang, mengangkat telepon itu bukan pekerjaan gampang, perlu teknik tersendiri. Ada kesulitan tersendiri. Berikut suka-duka yang saya alami selama menjadi ‘tukang angkat telepon’ di beberapa kantor:

  • OTL: Teleponnya sangat sering berdering, dan bunyinya nyaring sekali. Tapi karena sejak awal tidak ada yang menyerahi tugas mengangkat telepon kepada saya, jadi saya sedikit ragu-ragu mengangkatnya. Saya baru berani mengangkat kalau memang sudah tidak ada orang lain yang mengangkat. Dan sekalinya mengangkat, orang di seberang mengatakan ingin bicara dengan Pak A, dan saya tidak tahu yang mana Pak A itu, jadi akhirnya saya bertanya dulu pada pegawai lain. Sangat tidak efektif.
    Pelajaran yang bisa diambil: Kenalilah orang-orang di ruanganmu!
  • KN: Teleponnya juga sering berdering, tapi berhubung pegawainya sigap mengangkat telepon, jadi saya ga perlu bingung mengangkatnya. Lagipula saya kenal semua pegawai di ruangan, ga perlu bingung untuk menyampaikan telepon atau pesan. Tapi kadang saya suka lupa pesan yang dititipkan si penelpon gara-gara ga mencatatnya, padahal udah tahu kalau ingatan saya itu ga setajam pedang samurai.
    Pelajaran yang bisa diambil: Catatlah pesan dari si penelpon! itulah gunanya post it.
  • SMI: Namanya juga ruang sekretaris, pastinya telepon juga sering berdering. Biasanya sih cuma ngangkat terus nyampein ke sekretaris yang sebenarnya. Tapi kemarin bapak sekretari ga masuk, dan ibu sekretaris lagi keluar mendampingi ibu direktur. Dan saya dengan bodohnya tidak tahu kemana ibu sekretaris dan ibu direktur pergi, jadi waktu si penelpon bertanya kemana beliau-beliau pergi, saya tidak tahu harus menjawab apa.
    Pelajaran yang bisa diambil: Tanyakan terlebih tahu kemana orang-orang yang bersangkutan akan pergi dan kapan akan kembali!

Pengalaman memang guru yang terbaik, saya belajar banyak dari pengalaman. Dan berhubung saya sudah memutuskan untuk meminimalisir keluhan, jadi lebih baik tulisan ini tidak perlu ditambahin curhatan tidak penting dari saya. Biar lebih berguna saya tambahin tips and trik menerima telepon saja, cekidot bro!

  1. Pertama kali, ucapkan salam dengan ramah dan sopan. Bisa Assalamualaikum, selamat pagi siang sore, terserah anda deh. Alangkah lebih baik kalau anda menambahkan keterangan tempat anda bekerja, jadi si penelepon ga perlu bertanya-tanya lagi. Misal nih: “Selamat pagi, dengan Direktorat SMI”, “Assalamualaikum, dengan Kas Negara”. Yang penting RAMAH!
  2. Tersenyumlah! Buat apa kan tidak keliatan kalau kita senyum? Emang sih ga keliatan, tapi kerasa kali. Percaya deh! Senyum itu membawa efek menyenangkan buat yang mendengar. Pernah kan waktu lagi nelepon yang nerima juteknya minta ampun, bikin sebel? Nah, kalau gitu jangan jadi penerima telepon yang jutek dong.
  3. Usahakan no roaming dan jelas berbicara! Kalau baru ngangkat telepon, lebih baik gunakan bahasa nasional. Belum tentu kan orang yang nelpon ngerti bahasa daerah kita. Kalau ternyata udah jelas itu teman sekampung, silahkan deh kalau mau roaming. Oh ya, jangan berbisik atau mumbling, kan yang telepon ga bisa baca gerak bibir, jadi bicaralah yang jelas. Tapi ingat, jangan teriak-teriak! Yang telepon ga budek. Kecuali kalau terpaksa nih ye, misalnya teleponya lagi error, jadi terpaksa tereak biar kedengaran.
  4. Catat pesan! Yup, seperti pengalaman saya, lebih baik sediakan kertas dan pulpen deket telepon,, jadi kalau ada pesan bisa capcus langsung catet. Jangan sampe pesan super penting ga disampein gara-gara lupa.
  5. Tempel catatan nomor telepon penting di deket telepon! Ada kalanya si penelepon cuma sekedar menanyakan nomor telepon lain, atau bisa aja nyasar, mestinya ke Bidang Z, malah telepon ke bidang A. Sebisa dan seikhlas mungkin membantu si penelepon agar bisa menghubungi orang yang dimaksud.
  6. Sabar! Walau di seberang sana orang yang nelpon lagi marah-marah, sabar ya.. nanti kalau udah reda amarahnya, baru dijelasin pelan-pelan, pilih kata-kata yang sopan. Coba nada yang ramah. Kadang kalau ditelpon, walau kita niatnya ngomong biasa aja, bisa terdengar ketus lho.

Udah deh, gitu dulu.. Saya sendiri masih harus belajar banyak ini.